RIO

Reglement van Interne Orde

1. Werking

* Tot het Dagelijks Bestuur behoren de voorzitter, ondervoorzitter(s), financieel verantwoordelijke en onderwijsverantwoordelijke. Indien twee functies van de laatstgenoemden worden opgenomen door één persoon is de secretaris de eerste in lijn om als vierde persoon in het Dagelijks Bestuur te worden aangeduid. Indien een functie van de laatstgenoemden wordt ingevuld door meerdere personen, zal slecht één van deze personen lid zijn van het Dagelijks Bestuur. Zij staan in voor de dagelijkse werking van de vereniging.

1.1.1 Voorzitter

* De voorzitter of praeses van Mecenas Kunstwetenschappen vzw neemt de algemene werking van de organisatie op zich. Hij of zij zit praesidiumvergaderingen, hierna PV genoemd, voor, en algemene vergaderingen, hierna AV genoemd, waarbij objectiviteit wordt verwacht. Indien deze objectiviteit in vraag wordt gesteld, wordt de vergadering overgenomen door de ondervoorzitter.

* De voorzitter zetelt in KOCO Letteren vzw en heeft automatisch een stem in de KOCO AV. Bij afwezigheid van de voorzitter is een volmacht nodig.

* De voorzitter heeft automatisch een stem in de LOKO AV. Bij afwezigheid van de voorzitter is een volmacht nodig.

* De voorzitter heeft automatisch een stem in de FAK AV. Bij afwezigheid van de voorzitter is een volmacht nodig.

* De voorzitter heeft, indien hij of zij Kunstwetenschappen studeert, automatisch een stem in de Onderwijs Commissie, hierna OC genoemd. Bij afwezigheid van de voorzitter is een volmacht nodig.

* De voorzitter krijgt automatisch een volmacht op de rekeningen van de vereniging. Elke uitgave die ondertekend wordt, of elk contract dat aangegaan wordt in de naam van Mecenas Kunstwetenschappen vzw, zal ondertekend worden door iemand met een volmacht op de rekening. Daarbij zal de naam ‘Mecenas Kunstwetenschappen vzw’ gezet worden, om duidelijk te maken dat deze persoon in naam van Mecenas Kunstwetenschappen vzw tekent. Bij een uitgave van meer dan 500 euro is een goedkeuring van de Raad van Bestuur nodig.

* De voorzitter heeft minstens één werkingsjaar ervaring bij Mecenas Kunstwetenschappen vzw.

* De voorzitter studeert Kunstwetenschappen aan de KU Leuven of is in het bezit van een bachelordiploma Kunstwetenschappen aan de KU Leuven dat hij of zij aanvult met een master Culturele Studies of de SLO Geschiedenis, Kunst en Muziek aan de KU Leuven.

* De niet-ingevulde praesidiumfuncties worden opgenomen door de voorzitter en ondervoorzitter(s).

1.1.2 Ondervoorzitter

* De taak van de ondervoorzitter(s) of vice-praes(id)es bestaat uit het ondersteunen van de voorzitter. Hij of zij vervangt de voorzitter bij eventuele afwezigheid.

* De ondervoorzitter(s) heeft/hebben automatisch een stem in de FAK AV. Bij afwezigheid van de ondervoorzitter is een volmacht nodig.

* De ondervoorzitter(s)heeft/hebben automatisch een stem in de KOCO AV. Bij afwezigheid van de ondervoorzitter is een volmacht nodig.

* De ondervoorzitter(s) krijgt/krijgen automatisch een volmacht op de rekeningen van de vereniging. Elke uitgave die ondertekend wordt, of elk contract dat aangegaan wordt in de naam van Mecenas Kunstwetenschappen vzw, zal ondertekend worden door iemand met een volmacht op de rekening. Daarbij zal de naam ‘Mecenas Kunstwetenschappen vzw’ gezet worden, om duidelijk te maken dat deze persoon in naam van Mecenas Kunstwetenschappen vzw tekent. Bij een uitgave van meer dan 500 euro is een goedkeuring van de Raad van Bestuur nodig.

* De ondervoorzitter(s) heeft/hebben minstens één werkingsjaar ervaring bij Mecenas Kunstwetenschappen vzw.

* De ondervoorzitter(s) studeert/studeren Kunstwetenschappen aan de KU Leuven of is in het bezit van een bachelordiploma Kunstwetenschappen aan de KU Leuven dat hij of zij aanvult met een master Culturele Studies of de SLO Geschiedenis, Kunst en Muziek aan de KU Leuven.

* De niet-ingevulde praesidiumfuncties worden opgenomen door de voorzitter en ondervoorzitter(s).

1.1.3 Financieel verantwoordelijke

* De taak van de financieel verantwoordelijke bestaat uit het voorzien van startkassa’s op iedere activiteit en het nadien opbergen van die kassa’s in de kluis. Daarnaast worden rekeningen betaald, subsidies aangevraagd en kassa’s geteld door de financieel verantwoordelijke.

* De financieel verantwoordelijke heeft automatisch een stem op de KOCO AV. Bij afwezigheid is een volmacht nodig. Indien er meerdere financieel verantwoordelijken zijn, heeft één van deze personen een stem op de KOCO AV.

* De financieel verantwoordelijke krijgt automatisch een volmacht op de rekeningen van de vereniging. Elke uitgave die ondertekend wordt, of elk contract dat aangegaan wordt in de naam van Mecenas Kunstwetenschappen vzw, zal ondertekend worden door iemand met een volmacht op de rekening.

Daarbij zal de naam ‘Mecenas Kunstwetenschappen vzw’ gezet worden om duidelijk te maken dat deze persoon in naam van Mecenas Kunstwetenschappen vzw tekent. Bij een uitgave van meer dan 500 euro is een goedkeuring van de Raad van Bestuur nodig.

Indien er meerdere financieel verantwoordelijken zijn, krijgt één van deze personen een volmacht op de rekening.

* De financieel verantwoordelijke is verplicht aan het begin van het werkingsjaar een begroting voor te leggen op de AV. Op elke AV dient ook een voorlopig financieel overzicht van het werkingsjaar voorgelegd te worden.

* Alle rekeningen moeten betaald zijn voor het einde van het boekjaar, met name 1 augustus. Indien dit niet mogelijk is door externe factoren, moet de nieuwe Raad van Bestuur op de hoogte zijn van de onbetaalde rekeningen.

* Per activiteit worden er mensen aangeduid die verantwoordelijk zijn voor de kassa.

1.1.4 Onderwijsverantwoordelijke

* De onderwijsverantwoordelijke van Mecenas Kunstwetenschappen vzw vertegenwoordigt de studenten kunstwetenschappen op de OC Kunstwetenschappen, de POC AKM, CoRaaL, de Faculteitsraad, de Didactische Commissie en de StuRa. Voor de POC heeft de subfaculteit AKM (Archeologie, Kunstwetenschappen, Musicologie) vier stemmen. Die zullen via jaarlijks rooster verdeeld worden tussen Mecenas, Alfa en Musicologica. Op de didactische commissie heeft de subfaculteit AKM één stem. Er wordt in het begin van het academiejaar besproken wie daar van AKM zal zetelen.

* Het actief lid dat als onderwijsvertegenwoordiger wilt optreden hoort zelf student Kunstwetenschappen te zijn aan de faculteit Letteren van de KU Leuven.

1.1.3 Secretaris

* De secretaris neemt verslag van de wekelijkse praesidiumvergadering (pv) en algemene vergadering (av).

* De verslagen worden in papieren versie bewaard op de zetel van Mecenas en kunnen ten allen tijden worden opgevraagd door ieder lid van Mecenas. De financiële gegevens mogen echter niet openbaar gemaakt worden.

* De verslagen van de algemene vergadering worden ondertekend door de voorzitter en secretaris.

1.2 Raad van bestuur

Tot de raad van bestuur horen het dagelijks bestuur en alle andere organen binnen de vereniging van Mecenas.

1.2.1. Cursusdienst

* De cursusdienst (cudi) van Mecenas verspreidt de cursussen voor de studierichting Kunstwetenschappen aan de KU Leuven. Ze doet dit aan de laagste mogelijke prijs.

* De cursusdienstverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de kassa en houdt het cudiboek nauwkeurig bij.

* Studenten die zich lid maken van Mecenas of iedere andere letterenkring hebben automatisch recht op een korting op de cursusdienst.

1.2.2. Cultuur

* De cultuurverantwoordelijken nemen automatisch een mandaat op in de werkvergadering van LOKO Cultuur.

* De cultuurverantwoordelijken van Mecenas organiseren de jaarlijkse cultuurreis van Mecenas. Daarnaast organiseren zij verschillende culturele activiteiten.

* De cultuurverantwoordelijken onderhouden een goed contact met Museum M en andere culturele instellingen in Leuven.

1.2.3. Fakverantwoordelijken

* De fakverantwoordelijken vormen de schakel tussen Mecenas en Fak Letteren vzw, hierna ‘de fak’ genoemd.

* Mecenas heeft twee stemmen in de Beheerraad van de fak. Deze worden opgenomen door de fakverantwoordelijken. Indien er maar één fakverantwoordelijke is, wordt deze stem bij voorkeur opgenomen door de praeses of vice-praeses. De twee stemgerechtigden maken deel uit van de Raad van Bestuur van de fak.

* Mecenas heeft vier stemmen op de Algemene Vergadering van de Fak. Deze worden opgenomen door de praeses, de vice-praeses en twee fakverantwoordelijken. Indien er maar één fakverantwoordelijke is, wordt de overige stem opgenomen door een actief lid van Mecenas.

* De fakverantwoordelijken zorgen voor tappers en dj’s op de tapavonden van Mecenas in de fak. Verder staan zij in voor het vlot verloop van deze tapavonden.

1.2.4. PR & Website

* PR & Website verzorgt de communicatie van Mecenas. Zij staan in voor de Facebook-pagina en de website. Daarnaast verzorgen en verspreiden zij het promotiemateriaal voor de activiteiten van Mecenas.

* PR & Website maken de lidkaarten van Mecenas.

1.2.5. Sport

* De sportverantwoordelijke van Mecenas neemt automatisch een mandaat op in de werkvergadering van LOKO Sport en zetelt in de vergaderingen van KOCO Sport

* De sportverantwoordelijke organiseert sportactiviteiten voor Mecenas en werkt mee aan de activiteiten die door de twee bovengenoemde organisaties worden georganiseerd.

1.2.6. Internationaal

* De internationaalverantwoordelijke van Mecenas neemt automatisch een mandaat op in de werkvergadering van LOKO Internationaal en zetelt in de vergaderingen van KOCO Internationaal.

* De internationaalverantwoordelijke werkt mee aan de activiteiten die door de twee bovengenoemde organisaties worden georganiseerd.

* De internationaal verantwoordelijke ondersteunt inkomende en uitgaande studenten Kunstwetenschappen.

* De internationaalverantwoordelijke studeert Kunstwetenschappen of heeft een bachelordiploma Kunstwetenschappen.

1.2.7. Feest

* De feestverantwoordelijke van Mecenas organiseert ontspannende activiteiten voor, in eerste instantie, de leden van Mecenas.

* Tijdens deze activiteiten is hij of zij verantwoordelijk voor de inkleding, technische ondersteuning, drank en/of versnaperingen en de opkuis.

* De feestverantwoordelijke reserveert tijdelijk de locatie (bijvoorbeeld de activiteit inschrijven in het fakboek)

1.2.8. Onthaal

* De onthaalverantwoordelijke organiseert verschillende activiteiten voor de eerstejaars Kunstwetenschappen. Deze activiteiten hebben als doel de eerstejaars zich thuis te laten voelen.

* Hij of zij zorgt ervoor dat iedere eerstejaars de kans heeft een meter of peter te hebben.

* De onthaalverantwoordelijke organiseert een onthaalmoment voor de eerstejaars aan het begin van het academiejaar.

* De onthaalverantwoordelijke studeert kunstwetenschappen of heeft een bachelorsdiploma Kunstwetenschappen.

* De onthaalverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de doop.

1.2.9. Fotograaf

* De fotograaf neemt foto’s tijdens zoveel mogelijk activiteiten en is verantwoordelijk voor de verspreiding van dit beeldmateriaal.

1.2.10. Toneelverantwoordelijke

* De toneelverantwoordelijke werkt samen met de andere toneelverantwoordelijken van AKM.

* De toneelverantwoordelijke gaat naar de IFTF-vergaderingen

* De toneelverantwoordelijke zorgt voor een goede organisatie van het AKM-toneel.

1.2.11. Kringblad

* De redacteur van het kringblad verzorgt minstens drie edities per jaar.

* Hij of zij staat in voor het drukken en verspreiden van het kringblad.

* Hij of zij staat garant voor de eindredactie van het blad.

* De redacteur gaat actief op zoek naar medewerkers en sponsoring.

1.3. Vrije medewerkers

* Vrije medewerkers springen bij waar nodig.

* De vrije medewerkers dragen samen één stem op de praesidiumvergaderingen en de Algemene Vergaderingen van Mecenas.

2. Leden

2.1.Actieve leden

* De actieve leden van Mecenas zijn zij die de Raad van Bestuur vormen. Ze staan in voor de vlotte werking van Mecenas.

* Actieve leden beschikken over spreekrecht en stemrecht op de wekelijkse praesidium vergaderingen (pv) en de algemene vergaderingen (av) van Mecenas. (De vrije medewerkers zijn samen drager van één stem op beide vergaderingen.) Indien een actief lid niet aanwezig kan zijn op een van bovenstaande vergaderingen heeft hij/zij het recht om een volmacht te geven aan een ander actief lid. Elk actief lid mag slechts één volmacht met zich meedragen.

* De actieve leden van Mecenas krijgen bij aanvang van het academiejaar een lidkaart van Mecenas.

2.2.Toegetreden Leden

* Toegetreden leden zijn zij die jaarlijks lidgeld betalen aan de vereniging en niet zetelen in de Raad van Bestuur van de vereniging.

* Toegetreden leden genieten van korting op de cursusdienst en andere activiteiten.

* Toegetreden leden mogen aanwezig zijn op de praesidium vergaderingen en algemene vergaderingen maar beschikken enkel over spreekrecht. Ze dragen geen stem met zich mee.

2.3.Ereleden

* Ereleden ontvangen lidmaatschap zonder jaarlijks lidgeld te moeten betalen. Volgende personen hebben recht op een erelidkaart:

– De beheerders van de Fak Letteren vzw

– De praesessen en vice-praesessen van de andere studentenverenigingen die behoren tot de faculteit Letteren aan de KU Leuven.

– De voorzitter en ondervoorzitter van CoRaaL

– De voorzitter, secretaris, financiën, sportverantwoordelijke en internationaalverantwoordelijke van KOCO.

– De voorzitter, ondervoorzitter en activiteitencoördinator van LOKO

– De voorzitter en ondervoorzitter van StuRa.

* Zij zetelen niet in de Raad van Bestuur van Mecenas, maar beschikken met deze lidkaart over dezelfde rechten als de toegetreden leden (zie punt 2.2)

2.4.Ereleden voor het leven

* Ereleden voor het leven ontvangen eenmaal een lidkaart die hun hele verdere leven geldig is.

Volgende personen hebben recht op deze erelidkaart voor het leven:

– Voormalige praesessen en vice-praesessen van Mecenas.

– Voormalige praesidiumleden die zich minstens drie jaar lang als lid van de Raad van Bestuur hebben ingezet voor Mecenas.

– De professoren verbonden aan de onderzoekseenheid Kunstwetenschappen

3. Kringverkiezingen

3.1.Neutraal Comité

* Het Neutraal Comité bestaat uit drie uittredende praesidiumleden. Het dient te waken over het objectieve en eerlijke verloop van de verkiezingsstrijd.

* De leden van het Neutraal Comité worden goedgekeurd door het huidig praesidium op de praesidiumvergadering.

* Het Neutraal Comité is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van het kiesregelement ad valvas en op de website.

* Het Neutraal Comité organiseert een moment waarop de opkomende duo’s en de opkomende onderwijsverantwoordelijke(n) zich voorstellen en hun visie aan de studenten voorleggen. Vooraf krijgen de opkomende duo’s en de onderwijsverantwoordelijke(n) maximum 10 vragen om voor te bereiden. Tijdens het debat worden daarvan maximum 5 vragen beantwoord. De aanwezigen mogen naar aanleiding van een vooropgestelde vraag een bijkomende vraag stellen.

* Het Neutraal Comité maakt zichzelf, de kandidaten, de stemmomenten en het kiesdebat bekend aan de studenten en professoren via de communicatiekanalen van de kring.

* Er wordt steeds online gestemd en het Neutraal Comité is verantwoordelijk voor het tellen van de stemmen.

* In samenspraak met de kiesploeg kunnen er stemmomenten worden vastgelegd waarbij het neutraal comité met een computer op een afgesproken plaats gaat zitten. Dit kan worden gedaan om de studenten aan te moedigen om te stemmen.

* De uitslag van de verkiezingen wordt door het Neutraal Comité bekend gemaakt na het sluiten van de stemming.

* Na verloop van de kiesweek stelt het neutraal comité een verslag op. Dit verslag wordt samen met de verslagen van de andere kiesweken van de letterenrichtingen aan de KU Leuven gebundeld en ingediend bij de StuRa.

* Bij het tellen van de stemmen mag elke opkomende kiesploeg één waarnemer afvaardigen.

* Ontbinding van het neutraal comité gebeurt volgens de procedure zoals uitgelegd in het reglement van LOKO.

3.2.Verloop

* De studenten verkiezen enkel de praeses en vice-praes(id)es. De andere praesidiumleden worden verkozen door het huidige praesidium op de Algemene Vergadering.

* De verantwoordelijkheid van de kiesweek valt onder die van de opkomende duo’s (praeses en vice-praes(id)es).

* De studenten Kunstwetenschappen dienen te stemmen op de opkomende teams. Zij stemmen in het geval van één opkomend team voor, tegen of onthouding. Wanneer er meerdere teams opkomen stemmen zij duo A, duo B of onthouding.

* Indien er meerdere teams zijn, wint het opkomende team met de meeste stemmen.

* Indien er een gelijke stand is beslist de Algemene Vergadering.

* De opkomende duo’s en onderwijsverantwoordelijke(n) zijn verplicht om een visietekst te schrijven en die te verspreiden onder de stemgerechtigde studenten.

* Het is niet toegelaten andere kandidaten te saboteren, tegen te werken of persoonlijk te beledigen. Het Neutraal Comité kan bij misbruiken sancties treffen en misbruiken bestraffen.

* De kandidaten mogen niet vroeger dan één week voor de kiesweek hun activiteiten promoten bij de studenten.

* De opkomende ploegen krijgen elk 25 euro.

* De verkiezingen kunnen pas als geldig worden beschouwd als minimum 10% van het totaal aantal stemgerechtigden zijn stem uitbracht.

* Mecenas volgt volledig het reglement van LOKO.

Geef een reactie